Подача декларации в ГИТ — это обязанность работодателя (ч. 1 ст. 11 Закона N 426-ФЗ). Форма декларации и Порядок ее подачи утверждены Приказом Минтруда России от 17.06.2021 N 406н.
При заполнении декларации в части описания рабочих мест в декларации необходимо учитывать следующее (Письмо Минтруда России от 23.06.2014 N 15-1/В-724):
- наименование должности, профессии или специальности работника, занятого на декларируемом рабочем месте, а также численность работников указываются согласно карте специальной оценки условий труда данного рабочего места. Она приведена в разд. III Отчета о проведении специальной оценки условий труда;
- индивидуальный номер рабочего места определяется в соответствии с первой графой перечня рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда. Данный перечень содержится в разд. II Отчета о проведении специальной оценки условий труда. При наличии аналогичных декларируемых рабочих мест приводятся их порядковые номера с добавлением прописной буквы "А" согласно данным четвертой графы названного Перечня.
Подать декларацию в ГИТ по месту своего нахождения либо нахождения своего филиала или представительства работодатель может (п. 2 Порядка подачи декларации):
- лично;
- почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.
Кроме того, предусмотрена подача декларации в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Роструда (п. 3 Порядка подачи декларации).
Декларация подписывается руководителем организации и заверяется печатью (при наличии). С 1 января 2021 года декларации соответствия условий труда стали бессрочными при сохранении условий труда на конкретном рабочем месте.
Декларацию нужно подать не позднее 30 рабочих дней со дня внесения сведений о результатах проведения СОУТ на рабочих местах, в отношении которых она подается, в Федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения СОУТ в порядке, установленном Законом N 426-ФЗ. При подаче декларации необходимо учитывать требования законодательства РФ о персональных данных, а также о государственной и иной охраняемой законом тайне (п. 4 Порядка подачи декларации).
За нарушение срока и правил подачи декларации работодателя могут привлечь к административной ответственности в соответствии с ч. 2, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ.